ALQUILER DE TRASTEROS EN MADRID 91 875 87 07

Cuánto tiempo debo guardar las facturas es una pregunta que a menudo nos hacemos en las empresas o los autónomos. A pesar de que con los avances tecnológicos ya casi el 100% de las facturas se encuentran en el ordenador, aún existe bastante papel. De esta forma, las facturas siempre ocupan espacio, bien sea en el disco duro o en algún trastero que tengamos a disposición. Así, tras una razonable cantidad de tiempo, empezamos a preguntarnos si no sería necesario deshacernos de estos documentos.

Por otro lado, como personas físicas también recibimos facturas que solemos guardar. Así, la luz, el agua, los servicios telefónicos… nos llegan a través del papel a nuestro buzón. En este caso, también solemos conservar la documentación para un control personal y por si existiera algún problema. Debido a ello, acumulamos en casa multitud de papeles que terminan por ocupar un valioso espacio. Veamos entonces cuándo es posible eliminar todos estos documentos y liberar espacio en nuestros distintos lugares de residencia o espacio.

Guardar facturas: fiscal y mercantil

La factura es siempre un documento que da validez a un determinado intercambio de bienes o servicios. De esta forma, se convierte en la prueba fehaciente a través de la que se demuestra un proceso de compra, venta o alquiler. Por este motivo, es imprescindible guardar este documento ante cualquier problema o imprevisto que pudiera surgir con la transacción. En caso de no estar en disposición de la factura, demostrar que se ha producido dicho contrato sería más complicado.

Sin embargo, este no es el único motivo. Así, para determinar cuánto tiempo guardar facturas podemos acudir a las distintas legislaciones presentes en territorio español. El Código de Comercio determina que 6 es el número de años que deben guardar dicha documentación. Este tiempo es independiente de la situación de la empresa, incluso si está cerrara o fuera liquidada. Así, por tanto, en caso de necesitarlo, la empresa que realiza un servicio debería poder aportar este documento en caso de requerírselo.

Por otro lado, también existe una normativa fiscal que, en función de ciertos parámetros, determina tiempos para guardar las facturas. Por norma general, el tiempo que se debe guardar una factura es de 4 años. Sin embargo, si Hacienda interviene en esa empresa, si se adquiere un activo o si se presentan pérdidas, este periodo se verá alterado.

Guardar facturas: IVA

Mención aparte merece la Ley General Tributaria en su apartado correspondiente al IVA. Así, se indica que el periodo para guardar facturas es de 4 años. ¿Por qué se señala esta ley de forma individual y especial? Pues bien, porque en ella se recoge que no serán solo los profesionales o las empresas sujetas a este impuesto, sino todos aquellos sujetos pasivos del mismo. Es decir, que cualquier particular que realice una transacción que incluya IVA, deberá conservar la factura durante ese tiempo. De esta forma, todos los ciudadanos españoles tienen la obligación de conservar las facturas durante este periodo. Para ello, la Administración permite que su conservación se produzca en soporte físico o digital. Así, los documentos deberán estar disponible, legibles y en perfectas condiciones ante el requerimiento de la Administración.