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A menudo nos preguntamos cómo destruir documentos importantes en nuestra empresa o compañía. ¿Qué procedimientos y legislación debemos tener en cuenta y cuál es la forma más económica? De esta forma, la destrucción de documentos se ha convertido en una tarea que, en muchos casos, ocupa todo un departamento dentro de grandes corporaciones. Para ello, se valoran distintas formas de realizar esta destrucción de documentos así como los materiales a utilizar. ¡No pierdas detalle en este artículo y consigue toda la información para destruir tus documentos sin tener problemas!

Destruir documentos importantes: papel

Aunque cada día aumenta el número de usuarios que realizan sus transacciones de forma digital, el papel aún es un elemento importante en las tareas habituales de las empresas. Facturas, pagarés, notas y otra documentación importante se redactan de forma regular utilizando este soporte. Por esta razón, es conveniente saber cómo deshacernos de estos elementos sin tener futuros problemas. De esta manera, existen tres formas típicas de eliminar esta documentación. Eso sí, unas son más rudimentarias que otras.

  • En primer lugar, podemos utilizar fuego para eliminar todo rastro en nuestra documentación. La destrucción de documentos mediante este sistema no es sencilla y puede conllevar algún problema. De esta manera, no podemos hacer fuego en cualquier lugar ni realizarlo de forma incontrolada. Además, una vez quemado todo el papel, debemos comprobar que los pedazos no contienen información sensible. Este sistema es bastante primitivo pero ofrece una solución para quienes disponen de un buen espacio y no confían en otros métodos.
  • En segundo lugar, el agua es otro elemento que nos ayudará con la destrucción de documentos. Así, sumergir los papeles en un bidón lleno de agua y esperar durante 24 horas nos permitirá eliminar cualquier anotación o registro. Una vez pasado este tiempo, es conveniente mezclar toda la celulosa y así conseguir que no quede nada escrito sobre el papel.
  • Por último, la forma más sencilla de eliminar los documentos de una oficina es utilizar un destructor de archivos. Mediante este aparato es posible cortar en tiras el papel y conseguir que la información sea ilegible. Sin embargo, para asegurarnos correctamente de que nadie accede a esa información debemos realizar dos sencillas operaciones. En primer lugar, separaremos los pedazos en bolsas distintas. En segundo lugar, debemos sacar la basura el día que sabemos que van a recogerla.

Destruir documentos importantes: digital

Como ya hemos comentado, en la actualidad la mayor parte de las compañías utilizan formatos digitales para la generación de sus documentos. De esta forma, a destrucción de documentos conlleva una dinámica diferente y unos pasos específicos.

Así, para una destrucción confidencial de documentación digital, es importante eliminar documentos enviándolos a la papelera, vaciar la papelera, sobrescribir la información en el disco duro, desmagnetizar los discos duros que ya no se vayan a utilizar, borrar mensajes del correo electrónico y eliminar las cookies y el historial generado en Internet. Con estos pasos, estaremos manteniendo un alto nivel de seguridad en nuestros documentos. Sin embargo, debemos tener en cuenta que siempre existen programas que pueden llegar a recuperar información eliminada.